به موقع به تلفن پاسخ دهید

اگر ممکن است به تلفن بعد از اولین یا دومین زنگ پاسخ دهید . این کار به تلفن کننده این حس را می دهد که شما مسئول و کارآمد هستید . گاهی اوقات ممکن است از جواب دادن به تلفن به خاطر انجام یک کار فوری خودداری کنید و یا شاید از میز تان دور باشید ، اما تلفن محل کار نباید بیش از ۴ بار زنگ بخورد .

بی توجهی به تلفنی که زنگ می زند یک راه حتمی از دست دادن تلفن های مهم و آتشی کردن کسانی است که سعی دارند با شما ارتباط برقرار کنند . بارها تجربه شده که بی توجهی به یک تلفن سرنوشت کاری را تغییر داده است و یا اینکه تلفنی زنگ می زند ، زنگ می زند ... بدون هیچ جوابی . در این گونه مواقع همه عصبانی می شویم و فکر می کنیم چه شرکت یا سازمان بی مسئولیتی که اجازه می دهد تلفن این همه مدت بی پاسخ بماند . اگر در حالی که دور از تلفن هستید کسی در دفترتان نیست که تلفن ها را پاسخ دهد ، شماره را به یک متصدی اطلاعات و یا فرد دیگری که حاضر است پاسخگو باشد منتقل نمایید . به آن شخص بگویید کجا می روید و چه موقع بازمی گردید شماره تلفن جایی را که می روید نیز به او بدهید ، سپس پیام هایتان را دریافت و فوراً بررسی کنید . وقتی پاسخ می دهید ، سلام کافی نیست . حداقل نام واحد کاری خودتان را بگویید . با این کار به تلفن کننده ها اطلاعاتی را که نیاز دارند ، می دهید . همچنین آنها را وادار می کنید خودشان را در پاسخ معرفی نمایند . این مورد هم چنین نشان می دهد شما منضبط و آماده خدمت رسانی هستید .

این قاعده وقتی که تلفن شخص دیگری را هم پاسخ می دهید به کار می رود . بنابراین تلفن کننده ها متوجه خواهند شد که شخصی مسئول کمک به آنهاست . طبیعی است که هیچ تلفن کننده ای دوست ندارد سردوانده شود . بنابراین اگر فرد را به شخص دیگری مرتبط نمایید ، اول توضیح دهید که چرا و به کجا تلفن را وصل می کنید و در مواردی که ممکن است تلفن قطع شود ، شاید بهتر باشد به او یک شماره تلفن بدهید .

تلفن ها را خودتان بررسی کنید

حتی الامکان خودتان تلفن ها را پاسخ دهید . داشتن دستیاری مانند منشی یا متصدی اطلاعات که تلفن ها را انتخاب می کند ، وقت را هدر می دهد و باعث ناراحتی تلفن کننده ها می شود . تلفن کننده ها از این مسئله که در دسترس هستید و به آسانی با شما ارتباط برقرار می کنند ، قدردانی خواهند کرد . هم چنین تماس های تلفنی لازم را خودتان برقرار کنید  .

در صورتی که مجبورید ، به خاطر اینکه کاراتر باشید ، کسی را به انتخاب تلفن ها بگمارید ، دقت نمایید که آیا آن فرد مؤدبانه و مناسب به تلفن ها پاسخ می دهد یا خیر . اجازه ندهید تلفن کننده ها احساس نمایند بین آنها فرق می گذارید . عباراتی مانند بگویم چه کسی تلفن کرده ؟ یا ، بدتر ، شما ؟ وی را به چالش وا می دارد . سؤالی مانند اینکه آیا ایشان شما را می شناسند ؟ تهاجمی است . چون باعث معذب شدنش می شود که آیا او را به خاطر می آورید یا نه و اینکه هر تلفن کننده ای که شناخته نشود شانس برقراری ارتباط با شما را ندارد . در مقابل باید پرسیده شود می توانم به او بگویم چه کسی تلفن می زند ؟

از عباراتی که لاجرم پاسخ های نامناسبی را پیش می آورد ، حتی اگر عیناً توسط تلفن کننده مطرح نشود ، اجتناب نکنید . عباراتی مانند :

آیا او می داند شما از کجا زنگ می زنید ؟

دلیل تماستان چیست ؟

شما از کدام شرکت یا سازمان زنگ می زنی ؟

مشکل چیست ؟

اگر قصد دارید فقط با افراد خاصی صحبت کنید از منشی بخواهید اول بگوید شما مشغول هستید و سپس بپرسد ، می توانم به او بگویم چه کسی زنگ زده است ؟ اگر تلفن کننده شخصی است که می خواهید با او صحبت نمایید معاون یا منشی می تواند بگوید : او در حال حاضر اینجاست یا اجازه بدهید ببینم می توانم او را پیدا کنم .

گزینشگر تلفن باید توضیحی درباره اینکه چرا در دسترس نیستید فراهم کند . بهتر است بگوید : او در حال حاضر شدیداً گرفتار است ، با خط دیگری صحبت می کند و یا پشت میزش نیست .

این توضیحات بهتر از این است که بگوید او در دسترس نیست یا او نمی تواند بیاید پای تلفن . ارائه اطلاعات بیشتر نشان می دهد که شما صادق هستید . بنابراین تلفن کننده کمتر احساس می کند که مزاحم بوده است یا بین وی و دیگری فرقی قایل شده اید .

اگر شما گزینشگر هستید یا به تلفن های فرد دیگری پاسخ می دهید ، همیشه به تلفن کننده کمک کنید تا شخص مورد نظر را پیدا کند یا پیام او را بگیرید و شخصاً پیگیر باشید و ببینید فرد مناسب آن پیام را می گیرد یا نه . از آن شخص نخواهید که بعداً تماس بگیرد ، این بی توجهی به وقت تلفن کننده است .

ضمناً وقتی پیام تلفنی را می گیرید با دقت گوش کنید و همه نکات را بنویسید . نام شخص یا سازمان تلفن کننده ، شماره تلفن و دیگر روش های دسترسی را یادداشت نمایید . حتی وقتی آنها در عجله هستند ، اگر بار اول اطلاعات را به طور واضح نشنیده اید ، از آنها بخواهید نام های ذکر شده را دوباره تلفظ یا هجی کنند . پیام را به طور کامل و صحیح بگیرید و به امید اینکه آن تلفن می تواند تکرار شود ، نباشید .

احترام به تلفن کننده

هیچ کس نمی خواهد پشت خط منتظر بماند . اما اگر کاری ضروری پیش آمد ابتدا توضیح دهید که چرا خط را ترک می کنید و چه مدت می روید . از تلفن کننده خواهش کنید اگر می تواند منتظر بماند ، بگذارید به درخواست شما پاسخ دهد و قبل از این که نظرش را بگوید او را منتظر نگذارید . البته با این خواهش اکثراً موافقت و از ادب و نزاکتتان سپاسگزاری می شود . وقتی به مکالمه برگشتید از آن فرد به خاطر انتظار و صبرش تشکر کنید .

مطمئن شوید که تلفن کننده بیش از ۱۵ تا ۳۰ ثانیه منتظر نمی ماند .  

اگر مدت زمان بیشتری باید از تلفن دور شوید بگویید در صورت امکان بعداً به او زنگ می زنید 

 . قول بدهید که در یک زمان مشخص تلفن خواهید کرد و حتماً این کار را انجام دهید .

صدایتان را شاد نگه دارید

هر کسی ممکن است یک روز بد داشته باشد ، اما این دلیل نمی شود آن را طی مکالمه تلفنی منتقل کند . عصبانیت ، بی صبری و یا یک کسالت ساده به طور واضح از طریق تلفن منعکس می شود و تلفن کننده را تحت تأثیر و در یک موضع دفاعی قرار می دهد . اگر در حین مکالمه تلفنی مهربان نباشید و با خشونت صحبت کنید ، ممکن است مردم راهشان را جدا نموده و از صحبت کردن با شما اجتناب نمایند . یا ممکن است برای ارتباط های بعدی مشکل داشته باشند . بنابراین تلاش کنید که در سراسر مکالمه مطلوب و هشیار باشید .

وقتی افراد در وقت نامناسبی تلفن می کنند ، بپرسید آیا می توانید بعداً به آنها زنگ بزنید و زمانی را برای تماس مشخص کنید . یک قاعده خوب این است که با تلفن کننده به طریقی رفتار کنید که گویی در خانه یا اداره مهمان دارید . به این طریق احترام و حسن نیت آنها را بدست خواهید آورد . برخورد خوب به شما و شرکتتان در ایجاد یک تصویر عمومی مناسب کمک می کند .

حالا به این نکات دقت کنید

آیا تا به حال گوشی را در حدود ۱۰ سانتی متر دور از گوشتان نگه داشته اید تا صدا را کم کنید ؟ 

 یا تلاش کرده اید جملاتی را که شخص در آن طرف خط می گوید بازسازی کنید ؟ ا 

گر پاسختان مثبت است ، پس می دانید چقدر مهم است که با یک صدای مناسب صحبت نمایید .  

اندازه و وضوح صدا در کارایی ارتباطات تلفنی نقش دارد .

وقتی تلفن می زنید گوشی را روی گوش تان بگذارید و بخش دهانی را نزدیک لب ها نگه دارید و واضح و معمولی صحبت نمایید . اگر مردم گفته های شما را نمی فهمند به خاطر این است که سریع صحبت می کنید . پس یک تلاش جدی به کار ببندید تا شمرده صحبت کردن عادتتان شود . این اصول به نظر ابتدایی می آید اما بسیاری از اوقات رعایت نمی شوند و در نتیجه باعث مخدوش شدن ارتباطات و استیصال شنونده می گردند .

مکالمات کوتاه زمان را ذخیره می کند . همه افراد از یک حد معین مکالمات شخصی لذت می برند . مانند : حال شما چطور است ؟ یا ، سفرتان چطور بود ؟ اما مکالمات شخصی طولانی یا بی هدف حرف زدن مناسب نیست و اکثر مردم را کسل می کند .

وقتی می خواهید یک تماس تلفنی برقرار کنید یا انتظار یک تلفن را دارید به جای آشفتگی برنامه ریزی نموده و به موارد مکالمه فکر کنید . نکات اصلی را که می خواهید درباره اش صحبت نمایید ، بنویسید و در حین مکالمه به یادداشت ها رجوع و هر نکته را کنترل کنید . این تکنیک کمک خواهد که روی موضوع اصلی متمرکز بمانید . اگر حین صحبت یک موضوع غیر منتظره پیش می آید و به اطلاعات بیشتری نیاز دارید ، آن را برای تلفن کننده توضیح دهید و برای یک تلفن دیگر همراه با جوابها به توافق برسید .

پایان راضی کننده برای یک مکالمه

وقتی می خواهید مکالمه را به پایان ببرید ، حتی اگر از نتیجه آن راضی نیستید ، مهربان و باوقار باشید . نکاتی را که روی آن توافق دارید و فعالیت هایی را که باید انجام دهید ، خلاصه کنید و از طرف مکالمه به خاطر وقتی که صرف کرده ، تشکر نمایید . بنابراین آن فرد می داند که شما می خواهید مکالمه را تمام کنید . بعد از خداحافظی بهتر است اول فرد تلفن کننده ارتباط را قطع کند . وقتی شما این کار را می کنید ، گوشی را محکم روی دستگاه نگذارید ، چرا که این مسأله یک اثر منفی دارد .

دنبال کردن این راهکارهای ساده شما را در رأس گروهی قرار می دهد که با همکاران ، رؤسا ، ارباب رجوع ها و  ... در ارتباط است . در نهایت ممکن است خودتان را در ارتباط بیشتر با مکالمه های تلفنی بیابید ، چون مردم دوست دارند که با شما سروکار داشته باشند . با به دست آوردن مهارت استفاده موثر از تلفن اعتبار خود و محل خدمتتان را بالا ببرید